De match-lifecycle: van swipe tot bevestiging

Een match in Vrijwilligersmatch loopt door vier statussen. Het onderscheid tussen ACCEPTED en CONFIRMED is cruciaal voor je impactcijfers. Dit artikel legt het uit, zodat je rapportages kloppen.

PENDING: de swipe

Zodra een vrijwilliger een vacature liket, ontstaat een match met status PENDING. Er gebeurt nog niets, behalve dat beide kanten de match zien. De vrijwilliger staat klaar, de organisatie kan reageren wanneer zij tijd heeft.

ACCEPTED: chat geopend

De organisatie opent de chat. Dit telt nadrukkelijk niet als plaatsing. Het is een kennismaking. De startedAt wordt gezet voor SLA-meting, zodat je later kunt zien hoe snel organisaties reageren op belangstellenden. Snelle reactie verhoogt de kans op een succesvolle match aanzienlijk.

CONFIRMED: de formele plaatsing

Zodra de organisatie bevestigt dat de vrijwilliger actief is, wordt de match CONFIRMED. Dit is de status die telt als plaatsing in je impactrapportage. Vanaf hier starten de check-ins (na 1, 4 en 12 weken). Pas op: bevestig alleen als de vrijwilliger daadwerkelijk is gestart, anders vervorm je je retentiecijfers.

COMPLETED: afgerond

Na afloop van de inzet of bij een geslaagde match wordt de status COMPLETED. Deze tellen mee in de afgeronde matches van je handprint. Een COMPLETED match voedt ook de aanbevelingen voor toekomstige matches van die vrijwilliger.

SLA en herinneringen

Het systeem stuurt herinneringen als een match 14 of 28 dagen ACCEPTED blijft zonder CONFIRMED. Zo voorkom je dat matches in het luchtledige blijven hangen. Voor organisaties met een lage bevestigingssnelheid is dit een heldere verbeteraanwijzing.

Praktijkvoorbeeld

Stel: een vrijwilliger liket een vacature bij de buurtvereniging. De organisatie opent de chat (ACCEPTED) en spreekt een eerste dag af. Na de kennismaking bevestigt de organisatie de plaatsing (CONFIRMED). De vrijwilliger krijgt na een week een check-in, blijkt enthousiast, en na drie maanden staat de match op COMPLETED met een hoge rating. Die hele cyclus is zichtbaar in het dashboard en telt mee in de handprint.

Koppel dit aan retentietracking en groepsactiviteiten voor de volledige cyclus. Meer over landelijke cijfers rond vrijwilligerswerk lees je bij het CBS.